3- Planejamento do IF-SC

Prezados colegas, a seguir apresento um resumo da forma como organizamos o Planejamento do IF-SC nos últimos anos.  O texto está sendo redigido ainda.

A sabedoria popular diz que não há vento favorável para aqueles que não sabem aonde querem chegar.

Em livros de administração, encontramos diversas formas de se definir e se organizar um planejamento.

Segundo Chiavenato (2000), planejamento está relacionado ao ato de definir os objetivos e escolher antecipadamente o melhor curso de ação para alcançá-los. O planejamento define onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que sequência.  Por isso o planejamento começa com a determinação dos objetivos e detalhamento dos planos necessários para atingi-los da melhor maneira possível.

Para melhores resultados é importante que a elaboração do planejamento ocorra da forma mais participativa possível.  Dessa forma todos se sentirão parte do processo, o que facilita em muito o alcance dos objetivos. 

Quanto mais simples for a metodologia utilizada maior é a participação da comunidade acadêmica. O planejamento será desenvolvido e implementado por pessoas comuns, que em sua maioria não tem conhecimentos técnicos de administração científica. Por isso não é interessante usar uma formulação complexa que dificulte a participação.

A simplicidade facilita que os servidores e estudantes opinem sobre os problemas da instituição e de que forma seria possível resolvê-los.

Entendemos que ao assumir uma função de coordenação, diretoria, pró-reitoria ou qualquer outra, o primeiro passo é fazer um diagnóstico (AVALIAÇÃO). Esse diagnóstico pode ocorrer de diversas formas. Podemos fazer uma auditoria nas contas, analisar os indicadores institucionais, os dados das avaliações da CPA (no caso de uma instituição de ensino), fazer reuniões com a participação dos estudantes, dos servidores, dos egressos, da comunidade externa obtendo o máximo possível de informações sobre os pontos fracos e fortes da instituição.

O diagnóstico ou avaliação tem por objetivo avaliar nossa condição atual de maneira precisa. Sabemos o nosso nível. 

Para estabelecermos ações no planejamento temos que conhecer onde queremos chegar. Se temos clareza de nossa posição atual e onde queremos chegar, podemos construir uma escada com os degraus apropriados. Os degraus não podem ser tão grandes que desanimem e nem tão pequenos que desistimulem.

Normalmente as necessidades e ações apontadas pela comunidade acadêmica são muitas e isso traz um grande desafio: estabelecer as prioridades. Caso não se tenha prioridade o risco é que todas as ações sejam consideradas prioridade. Quem tem 100 ações prioritárias na prática não tem nenhuma.     

Foi baseada nessa compreensão que sugerimos que exista um limite máximo de ações a serem realizadas.

Isso faz com que a comunidade tenha que escolher entre as diversas ações e definir graus de prioridade de acordo com o entendimento da importância de cada ação. 

O cientista Vilfredo Pareto  nos ensinou que 20% das ações geram 80% dos resultados institucionais. Ou seja, se temos 10 ações para serem executadas, devemos saber quais são as 2 mais importantes, pois elas provavelmente resolverão 80% de nossos problemas. 

Isso não significa que as rotinas da instituição sejam abandonadas. Esse é um outro grande desafio. Saber definir claramente o que é uma ação prioritária do que é rotina.

No IF-SC procuramos associar a construção do planejamento aos documentos norteadores, tais como Projeto Político Pedagógico Institucional, Plano de Desenvolvimento Institucional / Plano Estratégico / Avaliação do Clima Organizacional e Relatório da CPA.

Nos últimos 4 anos o Planejamento do IF-SC foi elaborado por meio de 4 programas estratégicos:

  • Ensino
  • Gestão / Infra-estrutura
  • Extensão / Relações externas
  • Pesquisa

Ressaltamos que não se trata de uma obrigatoriedade. Outras formas de associação de ações podem ser escolhidas sem nenhum prejuízo. Foi apenas uma forma de organizarmos ações que estão relacionadas entre si por similaridade.

É possível também o agrupamento de um conjunto de ações em um PROJETO.  Um projeto pode ter muitas definições. Segundo Maximiniano (1997) “Projeto é um empreendimento finito, com objetivos claramente definidos em função de um problema, oportunidade ou interesse de uma pessoa ou organização”.

Nos últimos anos adotamos que os campi deveriam construir seus planejamentos por meio de 5 ações prioritárias por programa.

Já na Reitoria, considerando-se as peculiaridades das pró-reitorias, propomos o estabelecimento de 10 ações prioritárias.

Durante os 4 anos procuramos estabelecer um processo de melhoria contínua. Com a estrutura multicampi é importante que os campi exercitem sua autonomia e elaborem seus planejamentos com o máximo de liberdade, respeitando no entanto as diretrizes institucionais.

Podemos citar como exemplo de uma diretriz institucional o percentual mínimo de oferta de cursos na modalidade PROEJA pelo IF-SC ou o atendimento dos percentuais de oferta de vagas definidos na Lei 11.892/2008.

Com um planejamento construído respeitando-se as diretrizes institucionais há o fortalecimento do caráter sistêmico do Instituto e a consolidação da identidade institucional.

O IF-SC atualmente apresenta uma característica especial que precisa ser considerada na fase do planejamento: Todos os campi possuem diferentes condições de funcionamento. Há campi da pré-expansão, da expansão 1, da expansão 2, 2,5 e 3 sendo iniciados.

Nesse cenário complexo é que o planejamento ganha uma importância maior ainda. 

Nos últimos anos, o principal avanço no processo de planejamento foi o estabelecimento de focos para o IF-SC. Entende-se aqui como focos as grandes áreas onde se deve concentrar a maior parte das energias, para aperfeiçoar o processo de gestão institucional e atingir as finalidades do IF-SC.

Para tal, foram realizadas reuniões de trabalho envolvendo as equipes diretivas da Reitoria e dos campi, que tiveram como resultado final a identificação de nove focos de atuação institucionais.  Esse trabalho foi coordenado pela Diretoria de Gestão do Conhecimento do IF-SC e da Coordenadoria de Planejamento, ligadas à Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional.

A seguir apresentamos esses focos.

FOCO 1 – Desenvolvimento da pesquisa e extensão de forma articulada com o ensino.

FOCO 2 – Reestruturação do Modelo de Gestão

FOCO 3 – Consolidação do processo de expansão.

FOCO 4 – Promoção da inclusão: acesso, permanência e êxito, inserção sócio profissional

FOCO 5 – Documentação, uniformização e informatização dos processos pedagógicos e administrativos.

FOCO 6 – Consolidação da identidade institucional

FOCO 7 – Consolidação da sustentabilidade financeira, pedagógica e administrativa

FOCO 8- Articulação com as demais instituições públicas de educação para a melhoria da qualidade da educação básica.

FOCO 9- Promoção da integração e desenvolvimento dos servidores

A partir desses focos definidos, cada campus e cada Pró-reitoria discutiu e elaborou seu planejamento, priorizando ações. 

Mais uma vez ressaltamos a importância de que os dirigentes organizem o processo ouvindo os estudantes, docentes e administrativos.  

Procuramos valorizar todos aqueles que procuraram realizar esse processo de forma inovadora. O campus Araranguá vem se destacando na construção do planejamento participativo. O campus Jaraguá do Sul instituiu o Dia do Planejamento, onde todos param para planejar o ano seguinte.

Nos últimos anos, foi implantado o Sistema de Planejamento do IF-SC. O objetivo foi facilitar a inserção das informações e facilitar o acompanhamento do grau de execução das ações. Esse sistema ainda está sendo aperfeiçoado.

Temos a compreensão de que a avaliação da Comissão Própria de Avaliação (CPA) precisa ser considerada pelo Sistema. Um aperfeiçoamento possível é fazer com que seja obrigatório o estabelecimento de ações sempre que um item é avaliado como crítico na avaliação da CPA.

Sugerimos os vídeos da TV IF-SC para consolidação dos conceitos básicos de Planejamento.

 

 

Continua…

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